Der Nummerierungsassistent

Amüsantes Problem, das letzte Woche in der Visio-Schulung aufgetreten ist:
Einer Firma arbeitet in Visio mit dem Nummerierungsassistenten. Die Nummer soll aber nicht im Shape sondern außerhalb angezeigt werden. Hierfür würde ein weiteres Shape angelegt, das die Nummer des ersten Shapes „zieht“, beispielsweise über:
=Sheet.1!Prop.ShapeNumber
Diese Nummer in den Shapedaten kann man nun anzeigen lassen.
Beide Shapes werden gruppiert, was allerdings zur Folge hat, dass sich der Verbindungspunkt nicht mehr in der Mitte des Shapes befindet, was man leicht feststellt, wenn man eine Verbindungslinie zieht.
Die Frage war: Wie bekommt man die Gruppe verkleinert?
Die Lösung: Man schiebt das „Nummernshape“ in das große Shape.
Anschließend legt man ein weiteres Shape auf die Gruppe, das man „zur Gruppe hinzufügt“ (Start / Anordnen / Gruppieren).
Nun kann man das „Hilfsshape“ wieder löschen und das Nummernshape zurückziehen.
Dann funktioniert das Verbinden.
Tipp: Wenn die Nummer nicht im Shape, also nicht auf der Gruppe erscheinen soll, schalten Sie beim Nummerieren die Option „Shape-Nummern ausblenden“ ein (zweite Registerkarte: „Weitere Optionen“)

Shapedaten im Shape und auf dem Zeichenblatt

Amüsant. Ein Zeichenblatt hat Shape-Daten. Wenn nun ein Shape darauf verweist, also mit
=ThePage!Prop. …
einen Bezug herstellt, dann erhält ein neues, leeres Blatt die Shapedaten, sobald das Shape hinüber kopiert wird.
Das heißt: Speichert man das Shape in einer Schablone, bekommt das Blatt die Daten. Diese können gefüllt werden. Auf dem Shape werden sie dann angezeigt.

Bemaßungslinien

Gute Idee.
Heute in der Visio-Schulung fragte eine Teilnehmerin, ob man denn Bemaßungslinien an Objekte im Raum, beispielsweise Säulen, kleben können. So, dass man den Abstand zwischen den Säulen schnell ablesen kann, wenn sich die Säulen verschieben.
Die Antwort: Da Bemaßungslinien Linien – also mit Anfangs- und Endpunkt versehene Shapes sind, kann man an die anderen Objekte Verbindungspunkte setzen und daran die Linie kleben. So wandert die Linie beim verschieben der Säulen mit und zeigt den Abstand an.

Datenexport

Guten Tag Herr Martin,

ich habe mal versucht eine Kombination von Visio und Excel, wie von Ihnen aufgezeigt zu realisieren. Dabei sind noch einige Schwierigkeiten aufgetaucht:

Welche Einstellung muss vorgenommen werden damit in der Spalte Beschreibung gleiche Einträge zusammen gefasst werden?

Die Antwort:
Sie haben beim Export die Möglichkeit, im dritten Schritt zu gruppieren und in den Optionen gleiche Werte zusammenzufassen:

Texthintergrund

Gestern war ich verblüfft. Ein Teilnehmer zeigte mit das Visio-Shape, das er für eine Kühltruhe gezeichnet hatte. Als ich fragte, warum er ein weiteres Shape mit einer Beschriftung darüber legte, war die Antwort: nur so kann man den Text gut lesen.
Ich zeigte ihm, dass man in den Text (über Einfügen / Feld) die Geometrie-Breite einfügen kann (und auf zwei Nachkommastellen formatieren kann).
Und dass man den Texthintergrund weiß färben kann. So hat man nur ein Shape, das sogar dynamisch seine Breite anzeigt – man muss den Wert also nicht noch einmal eintragen. Er war zufrieden.

Führungslinien in den Vordergrund

Letzte Woche in der Visio-Schulung kam die Frage, wie man alle Führungslinien in den Vordergrund schieben kann.
Die Antwort: Markieren Sie alle Führungslinien über Start / Bearbeiten / Markieren / Nach Typ auswählen / Führungslinien.
Anschließend kann man sie in den Vordergrund holen, beispielsweise über Start / Anordnen / In den Vordergrund.

Shapes anordnen

Ansicht / Add-Ons / Visio-Extras / Shapes anordnen
Mit diesem Assistenten kann man schnell viele Shapes erzeugen, die im gleichen Abstand zueinander liegen. Schade, dass Visio diesen Assistenten nicht weiter entwickelt hat oder auch weiter an die Oberfläche geholt hat.

Festes Gitter

Kann man in Visio das Gitter so einstellen, dass die Shapes sich nur innerhalb des Gitters bewegen und nicht in das Gitter „hineinfallen“? Nein. Es geht nicht.
Ich würde einschalten:
Ansicht / Anzeigen / Schnellstartsymbol / Festes Gitter
Ansicht / Visuelle Unterstützung / Schnellstartsymbol / Einrasten am Gitter (und sonst nichts)
Gleicher Dialog: Weitere Optionen / Hohe Ziehkraft beim Gitter – alle anderen Optionen haben eine niedrige Ziehkraft
Das Ergebnis ist „ziemlich“ gut.
Dennoch: bei einem großen Zoom „rutschen“ die Shapes doch durch das Raster …

Ausrichten – nicht nur für Profis

Erstaunlich – auch versierte Visio-Anwender wissen das nicht: in der letzten Visio-Schulung wurde die Frage nach dem Ausrichten gestellt. Warum er die Shapes mal nach links, mal nach rechts schiebt. Die Antwort ist einfach:
ich erstelle drei Shapes in der Reihenfolge wie ich sie beschriftet habe: 1 – 2 – 3. Drücke ich die Tastenkombination [Strg] + [A] wird das zuletzt erstelle Shape (3) etwas dicker markiert. Ziehe ich einen Rahmen um die Shapes wird Nummer (1) dicker markiert. Das dicker markierte Shape ist das Bezugsshape. Beim Ausrichten „gewinnt“ dieses Shape – die anderen Shapes wandern in seine Richtung; es selbst bleibt an der Position. Da ich natürlich nach einer Weile nicht mehr weiß, welches Shape ich zuerst, beziehungsweise zuletzt erstellt habe, empfehle ich folgendes Vorgehen: Markieren Sie ein Shape. Dieses Shape ist das Bezugsshape und behält seine Position bei – die anderen wandern in seine Richtung. Die übrigen Shapes können nun mit der Shrg- oder Shift-Taste dazu markiert werden. Oder Sie ziehen mit gedrückter Shift-Taste einen Rahmen um die übrigens Shapes.

Strg+A
Rahmen ziehen
(1) gewinnt
(3) gewinnt

Bauteile verbinden

In der letzten Visioschulung kam die Frage, ob man Bauteile als Art Elemente einer Bibliothek schnell an eine Zeichnung anbinden kann. Ob man einer Markierung einen Punkt hinzufügen kann, den man dann mit eine vorhandenen Zeichnung verbinden kann.
Die Antwort lautet: nein. Mann kann einer Markierung einen (Verbindungs-)punkt hinzufügen. Man kann mehreren Elementen, die aus Linien und Rechtecken bestehen nicht einen festen Ort zuweisen (und gleichzeitig noch andocken). Ich würde mit einem großen Zoom bei so einer verfahrenstechnischen Zeichnung das Teilelement so verschieben, dass die Position gut geeignet ist. Hilfslinien sind dafür gut geeignet. Und anschließend im zweiten Schritt verbinden.