Daten

OneNote

Morgen unterrichte in OneNote. Natürlich werde ich in der Schulung zeigen, wie man eine Visio-Zeichnung in sein Notizbuch einbindet.

Hallo Herr Martin,
Noch eine Frage zu Visio:
Ich würde die Prozesslandkarte gerne für eine Reifegradanalyse nutzen.
Das heißt konkret, dass in jedem Shape der Reifegrad in drei Stufen angegeben werden kann. Abhängig von der Angabe des Reifegrads (Bsp. niedrig, mittel, hoch) soll in oder neben dem Shape eine Ampel mit entsprechender Ampelfarbe angezeigt werden.
Die Angaben über die Reifegarde sollten aus Visio nach Excel für Auswertungen exportiert werden können.
Wie schätzen Sie die technische Umsetzung dieser Idee ein?
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Hallo Herr H.,
ich würde das mit einer Datengrafik lösen: definieren Sie ein Datenfeld (z.B. „Reifegrad“). Sie können sich den Text als Feld anzeigen lassen (Einfügen / Feld).
Dann wechseln Sie in die Registerkarte „Daten“, öffnen den Dialog „erweiterte Datengrafiken“ und erstellen eine Datengrafik.

Daten visualisieren

Man muss in Visio nicht immer mit den Datengrafiken visualisieren. Man kann auch eine Beziehung zwischen Shape und Daten herstellen – schon kann man über die Größe eine Beziehung der einzelnen Elemente zueinander darstellen (hier: Passagiere / Flughafen)

Suche nach Shape-Name

Übrigens – wenn Sie den Namen eines Shapes in Visio wissen (beispielsweise, weil Sie ihn mit einem Bericht oder per Programmierung ausgelesen haben), können Sie nach dem Shape suchen lassen. Im Suchen-Dialog müssen Sie allerdings explizit die Option „Shape-Name“ auswählen.

Reihenfolge der Shape-Daten

Interessant.

Die Reihenfolge der Shape-Daten eines Visio-Shapes kann nicht geändert werden.

Um die angezeigte Reihenfolge zu ändern, müssen Sie einen Sortierschlüssel eingeben.

So wird aus der ursprünglichen Reihenfolge

Anschaffungsdatum-Preis-Standort-Verantwortlicher

wenn Sie die Werte 400-300-200-100 eingeben:

Verantwortlicher-Standort-Preis-Anschaffungsdatum.

Ändert man nun den Wert von „Standort“ auf „50“, erscheint der Standort nicht an erster Stelle, wie erwartet, sondern an letzter Stelle.

Der Grund: der Sortierschlüssel wird alphanumerisch gelesen (also von links nach rechts) und nicht numerisch (der Größe nach).

Die Lösung:

Tragen Sie 050 ein – dann steht der Standort an erster Stelle.

Sehr geehrter Herr Martin,

ich benötige Ihre Hilfe.

Mein Ziel wäre es über eine Excel (Standardflussdiagramm – Datenschnellansicht…) in Visio ein fertiges Flussdiagramm zu bekommen und wenn sich im Prozess etwas ändert möchte ich die über Excel aktualisierten.

Ist dies sooo einfach abzuwickeln? Wenn ja was benötige ich an Software und was kostet mich Ihre Unterstützung.

Vielen Dank schon mal im Voraus.
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Hallo Herr W.,

SO geht das leider nicht.
Sie können in Visio eine Zeichnung (bspw. ein Flussdiagramm) erstellen und dann, wenn Sie Visio Professional (!) haben (mit der Standard-Version klappt das nicht!) eine Excel-Tabelle an die Zeichnung binden und per Drag & Drop die Excel-Datensätze mit den Shapes verbinden. Ändern sich die daten, können Sie die Daten in der Zeichnung aktualisieren.

Was Sie programmieren müssen: generiere per Knopfdruck eine Zeichnung. Kann man programmieren – ist aber sehr aufwändig!

Hilft Ihnen das?

schöne Grüße

Rene Martin

Diagramm aktualisieren

Bald beginnt die Fußballweltmeisterschaft in Russland. Das Land bereitet sich darauf vor.

Ich habe das Diagramm vor vier Jahren in Visio erstellt. Habe die mir damals bekannten Daten und Ort in eine Visio-Zeichnung eingetragen. Heute stelle ich fest, dass die Zahlen nicht mehr korrekt sind – ebenso sind einige Austragungsstätten verschwunden; andere hinzugekommen. Nun – kein Problem – die Zahlen werden korrigiert; einige Shapes gelöscht; das Diagramm aktualisiert – und schon ist das Diagramm mit den korrekten Zahlen fertig.

Shapedaten im Shape und auf dem Zeichenblatt

Amüsant. Ein Zeichenblatt hat Shape-Daten. Wenn nun ein Shape darauf verweist, also mit

=ThePage!Prop. …

einen Bezug herstellt, dann erhält ein neues, leeres Blatt die Shapedaten, sobald das Shape hinüber kopiert wird.

Das heißt: Speichert man das Shape in einer Schablone, bekommt das Blatt die Daten. Diese können gefüllt werden. Auf dem Shape werden sie dann angezeigt.

Datenexport

Guten Tag Herr Martin,

ich habe mal versucht eine Kombination von Visio und Excel, wie von Ihnen aufgezeigt zu realisieren. Dabei sind noch einige Schwierigkeiten aufgetaucht:

Welche Einstellung muss vorgenommen werden damit in der Spalte Beschreibung gleiche Einträge zusammen gefasst werden?

Die Antwort:
Sie haben beim Export die Möglichkeit, im dritten Schritt zu gruppieren und in den Optionen gleiche Werte zusammenzufassen:

Dynamische Daten

Heute in der Visio-Schulung haben wir diskutiert, wie man an mehreren Stellen Texte ändern kann.

Ich habe zwei Dinge vorgeschlagen:

* Man kann im ShapeSheet des Zeichenblattes Daten hinterlegen. Diese Daten können von den Daten eines Shapes über

=TheDoc!Prop.Datenname

„geholt“ werden. Und dieses Datenfel kann über Einfügen / Feld in den Text des Shapes eingefügt werden.

* Man kann eine Datenquelle (eine Excel-Mappe) an die Zeichnung hängen. Dann ein Datensatz mit dem Shape verbinden. Die Datengrafik ausschalten. Und die Daten über Einfügen / Feld im Shape anzeigen lassen.

Wir haben lange beide Varianten diskutiert.

Sie haben sich für die letztere entschieden.