Kategorie: Daten

Berichte – blattübergreifend

Guten Morgen, Herr Martin. Nur eine kurze Frage zu Visio.
Wenn ich einen Bericht auf ein anderes Zeichenblatt verschiebe, werden nach der Aktualisierung keine Shapes mehr angezeigt. Kann ich das einstellen, dass der Bericht blattübergreifend funktioniert?
Aber klar. Im ersten Schritt des Assistenten werden Sie gefragt, ob die Shapes vom aktuellen Blatt oder von der ganzen Datei ermittelt werden sollen. Wählen Sie die Option „Shapes auf allen Zeichenblättern“ aus – dann funktioniert es.
Vielen Dank – da haben Sie mir sehr geholfen.

#NA in den Daten

Ich weiß nicht, wie sie es geschafft haben, aber sie haben es. Ich habe einige Daten an das Zeichenblatt gebunden; unter anderem auch Auswahllisten. Da ich auf diese Daten zugreife, merke ich recht schnell, dass da etwas nicht stimmt. Tatsächlich: es befindet sich der Fehler #NA (not available) darin. Wie ist es passiert? Entweder beim Wechseln der Sprache oder beim Kopieren von einer Datei in eine andere.

Shape-berichte formatieren

Heute Morgen kam folgende interessante Frage:
Wenn ich in Visio einen Bericht erstelle als Shape auf dem Zeichenblatt, werden die Texte immer rechtsbündig formatiert. Kann ich das Verhalten beeinflussen?
Da der Bericht eine Exceltabelle ist, kann ich „per Hand“ die Texte linksbündig formatieren. Jedoch – nach der nächsten Aktualisierung stehen sie wieder rechtsbündig in der Tabelle.
Ich habe nachgeschaut: der Bericht, ein eingebettetes OLE-Objekt, liegt weder auf einem Layer noch verwendet er vorlagen oder Designs. Da es sich um eine Exceltabelle handelt, liegt auch kein Mastershape zugrunde.
Im Assistenten Überprüfen / Shape-Berichte findet sich keine Einstellung zur Formatierung der Spalten; der Bericht verwendet keine Vorlage.
So lautet die Antwort: nein! Leider nicht! Man muss damit leben, den kompletten Bericht nachprogrammieren oder per Programmierung auf den Bericht zugreifen und einzelne Spalten „nachformatieren“. Letzteres dürfte recht mühsam sein!

Unbenutzte Felder

Hallo Herr Martin,
eine Frage:
Unbenutzte Felder lassen sich nicht löschen, oder?
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Richtig – warum wollen Sie die Felder löschen?

Shape-Daten entfernen und einfügen

In Visio Professional kann man leicht, bequem und einfach eine Datenquelle, beispielsweise eine Exceltabelle, an eine Zeichnug hängen und die Daten mit den Shapes verknüpfen. Über das Kontextmenü kann man die Datenquelle auch entfernen.

Der Assistent hilft eine neue Datenquelle an die Zeichnung zu binden. Ist die neue Quelle genau so aufgebaut wie die alte, werden sofort korrekte Zuordnungen getroffen. Sehr praktisch:

Shapes verknüpfen

Amüsiert:
in einer Visio-Schulung zeige ich wie man eine Datenquelle an eine Zeichnung bindet. Wie man man die Datensätze mit den Shapes verknüpft. Und dass das Kettensymbol nicht nur anzeigt, dass dieser Datensatz verknüpft ist, sondern ein Doppelklick zeigt auch das verknüpfte Shape an.
Eine Teilnehmerin fragt, welches Shape denn mit „Anna“ verknüpft ist.
Ich muss zwei Mal hinschauen – sie hat aus Versehen den Datensatz auf die Hilfslinie gezogen …

Daten und Datengrafik

Eine hübsche Frage zu Visio:
An eine Zeichnung wird eine Exceltabelle gebunden mit technischen Informationen. Einige davon werden über eine Datengrafik angezeigt. Die Frage: Ich möchte die Texte ein klein wenig verschieben.
Leider sind die Datengrafiken etwas sperrig in Bezug auf die Anpassung, beispielsweise von Textpositionen.
Ich schlage vor ein eigenes Shape zu erstellen. Eine Gruppe, die mehrere Mitgliesdselemente beinhaltet. Ein Datensatz wird auf die Gruppe gezogen. Die „inneren“ Shapes holen sich mit einem Verweis auf das äußere Gruppenshape die Information, beispielsweise
=Sheet.4711!Prop._vis_Power
Diese Information wird angezeigt, kann bequem formatiert und verschoben werden. Die Datengrafik muss entfernt werden.
Und dann kam die Frage: Aber ich möchte möglicherweise noch eine Farbe verwenden – je nach Wert. Natürlich kann man so etwas im ShapeSheet einrichten. Datengrafik wäre einfacher.
Mein Vorschlag – warum nicht beides: ein selbst gebautes Shape, dass die Daten anzeigt unter Verwendung der Datengrafik. Der Vorschlag kam gut an.

Externe Daten

Wenn man in Visio externe Daten an eine Datei bindet, kann man leicht per Programmierung darauf zugreifen.
MsgBox ActiveDocument.DataRecordsets(1).CommandString
zeigt, dass ein SQL-Befehl dahinter liegt.


Mit einer Schleife kann man beispielsweise alle Namen auslesen:
ActiveDocument.DataRecordsets(1).DataColumns(j).Name

Shape-Reports

Schöne Aufgabe.
An eine Visio-Zeichnung wurden externe Daten gebunden: Eine Exceltabelle mit Informationen zu Racks. Die Aufgabe: Pro Gestell sollen die Infomationen der Racks zusammengefasst werden.


Nichts leichter als das – dafür stellt Visio einen Assistenten Shape-Berichte zur Verfügung.
Doch schon bei der ersten Frage zögere ich – welche Shapes sollen denn eingesammelt werden? Ich greife auf die x- und y-Position zu UND überprüfe, ob ein bestimmtes Datenfeld vorhanden ist. So stelle ich sicher, dass ich einerseits die Racks eines bestimmten Schrankes habe, andereseits aber nicht Elemente des Schranks selbst.


Der zweite Schritt ist leichter – es werden die Daten ausgewählt, die eingesammelt werden sollen.


Da die Summe berechnet werden soll, muss man die Option „GESAMT“ wählen. Einzelwerte sollen nicht angezeigt werden. Dies kann man über die Schaltfläche „Optionen“ deaktivieren.


Über die Schaltfläche „Sortieren“ ist es möglich die Reihenfolge der Felder zu ändern.


Der Bericht wird gespeichert.


Und ausgeführt – als Visio-Shape in der Zeichnung. Ebenso werden weitere Berichte erzeugt.


Über das Kontextmenü können die Berichte nun aktualisiert werden.

Shape-Daten

Wenn Sie in Visio Shape-Daten erstellen sollten Sie nicht beide Optionen „Beim Ablegen fragen“ UND „Ausgeblendet“ ankreuzen – die Option „Beim Ablegen fragen“ ist dann wirkungslos – klar! die Daten werden ja nicht angezeigt …