Shapedatensätze

Guten Abend Herr Martin,
vielleicht haben Sie eine Antwort auf die Frage, mit der ich mich schon länger beschäftige. Ich finde es sehr unpraktisch, dass Shapedatensätze offensichtlich nicht ohne weiteres an Schablonen gebunden werden können bzw. dass die einem die Übertragung so kompliziert gemacht wird… wäre es denn nicht sinnvoller, wenn Visio die Shapedatensätze so ablegen würde, dass sie jederzeit aufgerufen werden können und nicht erst der Umweg über die Visio Dateien genommen werden muss, wo der Datensatz vielleicht zuletzt aktualisiert wurde? Falls es da einen Beitrag von Ihnen zu gibt, wäre ich für einen Hinweis mehr als dankbar. Schönen Abend wünsche ich Ihnen!

Hallo Herr Kaiser,
da sind einige Bugs in den Shapedatensätzen. Ich habe einige aufgelistet in:

Shape-Datensätze


Da ich manchmal mehrere Shape mit den gleichen Datenfeldern bestücken muss, mache ich das oft mit VBA oder über da Shape-Sheet – das geht schneller als per Hand in Visio und ist sicherer als die Shapedatensätze.

Legende

Guten Morgen Herr Martin,
voriges Bild habe ich erzeugt. Die Datenquelle ist Verkaufsdaten.xlsx. Woher bezieht Visio die Umsatz-Summe in der Legende? Vielen Dank für ihre Hilfe.
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Hallo Herr K.,
die Umsatzzahlen kommen aus der letzten Spalte „Umsatz“
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Hallo Herr Martin,
ich habe eine unpräzise Frage gestellt. Deshalb ein neuer Versuch:
Woher die 22500 kommen ist klar. Aber woher und warum ist der Max-Wert bei 30000? Wenn ich diesen verändere, ändert sich auch der Wert in der Legende. Welchen Wert hat für mich diese Angabe?
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Hallo Herr K.,
könnten Sie bitte beschreiben, was Sie machen. Ich verstehe Ihre Frage „woher und warum ist der Max-Wert bei 30000? Wenn ich diesen verändere, ändert sich auch der Wert in der Legende. Welchen Wert hat für mich diese Angabe?“ nicht.
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Guten Tag Herr Martin,
ich gehe folgendermaßen vor:
Schritt 1: leeres Zeichenblatt, dann das Rechteck aus den Standard-Shapes
Schritt2: Verbindung mit der Excel-Tabelle Verkaufsdaten.xlsx
Schritt 3: Ich ziehe einen Datensatz auf das Rechteck –> bis hierher keine Probleme
aber jetzt:
Schritt 4: Einblenden der Legende, automatisch erscheint das Feld „Umsatz“ mit 22500
Schritt 5: Anzeigen von ShapeSheet (Entwicklertools) für das Feld Umsatz
Schritt 6: Kontrolle der 22500 –> Wird automatisch berechnet nach beiliegender Formel im Bereich Shape Data
0.75*(Prop.msvCalloutPropMax-Prop.msvCalloutPropMin)+Prop.msvCalloutPropMin (Die Werte von …min (0) und …max (30000) sind voreingestellt von Visio)
Ich kann die Werte von Hand ändern, das Ergebnis wird angepasst, aber was kann ich mit diesem Wert anfangen? Dieser hat offensichtlich keinen Bezug zu den Tabellendaten.
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Hallo Herr K.,
danke – jetzt verstehe ich. Ich bin davon ausgegangen, dass Sie die Vorlage Pivotdiagramm verwendet hatten …
Die Antwort: es ist eine Beispielzahl, die in der Legende angezeigt wird. Der Balken weist darauf hin, dass in der Datengrafik Umsatz verwendet wird (und nicht die Menge) – ändern Sie es, erzeugen Sie die Legende erneut und Sie sehen Menge statt Umsatz.
Ändern Sie Datenbalken durch Wert als Farbe, wird dies angezeigt.
Der (Dummy)-Wert, den Sie sehen, ist ein berechneter Wert zwischen Min und Max – aber nicht der Mittelwert, sondern im oberen Viertel.
Legende ist ja nur eine Erklärung, was die Symbole bedeuten mit einem Beispiel, kein Auswertungsergebnis.
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Hallo Herr Martin,
vielen Dank für die Unterstützung. Es ist schon merkwürdig, welche Mühe mit einer Formel sich MS macht, um einen Beispielwert anzuzeigen. Ein Festwert hätte es auch getan.
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Hallo Herr K.,
 
ich gebe Ihnen recht: sehr viel Mühe und vielleicht verwirrend.
Andererseits: Würde Microsoft den Wert 42 auf den Balken schreiben, würden sich Anwender sicherlich wundern, warum gerade diese Zahl, wo doch der Datenbereit zwischen 0 und 0,005 liegt. Oder zwischen 100.000 und 10.000.000.
 
Liebe Grüße
 
Rene Martin
 
 
 

Data Visualizer

Lieber Rene,
 
Ich brauch für einen Kunden den DataVisualiser und hab ihn noch nie zuvor benutzt. In deinem Video und im Internet
ist das super erklärt und funktioniert auch gut. Aber mein Kunde hat nun die Frage, ob man da auch in die Excel-Tabelle einen Link eintragen kann mit einer Zieldatei, die dann automatisch mit dem zugewiesenen Shape verknüpft ist. Geht so was??? Hintergrund: Die Daten, die in Excel eingegeben werden, werden von einer anderen Abteilung eingetragen. Diese haben kein Visio. Die Dame, die das Visio macht, will aber in der Zeichnung nicht manuell die Links
einfügen, da es sehr grosse Diagramme sind. Die Dame kann keine Programmierung – d.h. nur wenn es mit einfachen Mitteln geht oder ob es überhaupt geht wäre für mich interessant zu wissen. Ich selber schule zwar Visio – aber auch nur im Anwenderbereich und bisher brauchte ich die Funktion noch nicht.
 
Wäre super, wenn du mir in 1-2 Sätzen einfach sagen könntest, ob das ohne Aufwand geht oder nicht bzw. ob Du so was schon mal ausprobiert hast 😉
 
Liebe Grüsse
Barbara
Hi Barbara,
 
kurz und knapp: das geht nicht!
Diese Assistenten müsste man aufbohren – und das geht nicht.
 
Man müsste eigene Shapes bauen, die importierte Daten als Link anzeigen. Und dies statt der Visio-Shapes verwenden. Nicht ganz trivial.
Oder den Workflow nachbauen – importiere nicht nur die angezeigten Texte, sondern auch Texte, die zu Links werden.
 
Tja!
 
Liebe Grüße
 
Rene

Verknüpfungen löschen

Gestern in der Visio-Schulung haben wir beim Thema Daten Folgendes festgestellt:
An eine Visio-Zeichnung wird eine Datenquelle gebunden. Einige Shapes werden mit den Datensätzen verknüpft. Eine Änderung der Daten und eine Aktualisierung der Datenquelle bewirkt, dass die aktuellen Daten in Visio angezeigt werden.
Überschreibt man per Hand die Informationen im Aufgabenbereich „Shape-Daten“, wird die Verknüpfung zur Datenquelle gelöscht.
Zieht man jedoch erneut den Datensatz auf die Datenquelle, hat man die Verknüpfung „repariert“. Leider wird nirgendwo angezeigt, welche Verknüpfung gelöscht wurde …

Berichte – blattübergreifend

Guten Morgen, Herr Martin. Nur eine kurze Frage zu Visio.
Wenn ich einen Bericht auf ein anderes Zeichenblatt verschiebe, werden nach der Aktualisierung keine Shapes mehr angezeigt. Kann ich das einstellen, dass der Bericht blattübergreifend funktioniert?
Aber klar. Im ersten Schritt des Assistenten werden Sie gefragt, ob die Shapes vom aktuellen Blatt oder von der ganzen Datei ermittelt werden sollen. Wählen Sie die Option „Shapes auf allen Zeichenblättern“ aus – dann funktioniert es.
Vielen Dank – da haben Sie mir sehr geholfen.

#NA in den Daten

Ich weiß nicht, wie sie es geschafft haben, aber sie haben es. Ich habe einige Daten an das Zeichenblatt gebunden; unter anderem auch Auswahllisten. Da ich auf diese Daten zugreife, merke ich recht schnell, dass da etwas nicht stimmt. Tatsächlich: es befindet sich der Fehler #NA (not available) darin. Wie ist es passiert? Entweder beim Wechseln der Sprache oder beim Kopieren von einer Datei in eine andere.

Shape-berichte formatieren

Heute Morgen kam folgende interessante Frage:
Wenn ich in Visio einen Bericht erstelle als Shape auf dem Zeichenblatt, werden die Texte immer rechtsbündig formatiert. Kann ich das Verhalten beeinflussen?
Da der Bericht eine Exceltabelle ist, kann ich „per Hand“ die Texte linksbündig formatieren. Jedoch – nach der nächsten Aktualisierung stehen sie wieder rechtsbündig in der Tabelle.
Ich habe nachgeschaut: der Bericht, ein eingebettetes OLE-Objekt, liegt weder auf einem Layer noch verwendet er vorlagen oder Designs. Da es sich um eine Exceltabelle handelt, liegt auch kein Mastershape zugrunde.
Im Assistenten Überprüfen / Shape-Berichte findet sich keine Einstellung zur Formatierung der Spalten; der Bericht verwendet keine Vorlage.
So lautet die Antwort: nein! Leider nicht! Man muss damit leben, den kompletten Bericht nachprogrammieren oder per Programmierung auf den Bericht zugreifen und einzelne Spalten „nachformatieren“. Letzteres dürfte recht mühsam sein!

Unbenutzte Felder

Hallo Herr Martin,
eine Frage:
Unbenutzte Felder lassen sich nicht löschen, oder?
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Richtig – warum wollen Sie die Felder löschen?

Shape-Daten entfernen und einfügen

In Visio Professional kann man leicht, bequem und einfach eine Datenquelle, beispielsweise eine Exceltabelle, an eine Zeichnug hängen und die Daten mit den Shapes verknüpfen. Über das Kontextmenü kann man die Datenquelle auch entfernen.

Der Assistent hilft eine neue Datenquelle an die Zeichnung zu binden. Ist die neue Quelle genau so aufgebaut wie die alte, werden sofort korrekte Zuordnungen getroffen. Sehr praktisch:

Shapes verknüpfen

Amüsiert:
in einer Visio-Schulung zeige ich wie man eine Datenquelle an eine Zeichnung bindet. Wie man man die Datensätze mit den Shapes verknüpft. Und dass das Kettensymbol nicht nur anzeigt, dass dieser Datensatz verknüpft ist, sondern ein Doppelklick zeigt auch das verknüpfte Shape an.
Eine Teilnehmerin fragt, welches Shape denn mit „Anna“ verknüpft ist.
Ich muss zwei Mal hinschauen – sie hat aus Versehen den Datensatz auf die Hilfslinie gezogen …