Layout im Organigramm

Hallo Herr Martin,
Beim GP/Architekt (sowie den Bauleitern) setzen die untergeordneten mittig an. Platzsparender wäre natürlich, wenn der Verbinder weiter vorne ansetzt. Im ShapeSheet kann ich das mit der Position zwar anpassen, aber die folgenden Shapes bleiben stehen. Beispiel beim ersten Bauleiter. Mit welchem ShapeSheet-Bereich bekomme ich die an die korrekte Stelle?
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Hallo Herr S.,
Zu den untergeordneten Shapes: warum verwenden Sie nicht ein anderes Layout? Beispielsweise Nr. 4 (zentriert rechts) statt „rechts“ (Nr. 2)?

Abstände im Organigramm

Hallo Herr Martin,
Bei der Bauherrenvertretung im Orgranigramm, das ich mit Visio erstellt habe, sollte der Abstand zu den nachfolgenden Shapes grösser sein (die wollen da ihre gestrichelte Linie haben). Das kann ich zwar auf dem Master-Shape einstellen und es klappt, wird aber beim Aktualisieren zurückgesetzt.
Gleiches Problem weiter unten, wo der horizontale Abstand zwischen den Bauleitern kleiner sein könnte.
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Hallo Herr S.,
Sie wissen, dass man die Abstände der Shapes zueinander in der Vorlage ändern kann, aber nicht für bestimmte Shapes.
(Randbemerkung, wenn der Kunde nörgelt: ich hatte schon Teilnehmer, die zwei oder drei Kästen für die Standorte gezeichnet haben und dort hinein die Kästchen der Mitarbeiter gelegt haben. Dann dürfen sie nicht mehr Re-Layout, sonst ist die komplette Zeichnung kaputt – entweder – oder!)
Und so verhält es sich auch mit dem Shape „Geschäftsleitung“ – entweder ich verwende die Vorlage und ihre Mechanismen oder ich zeichne selbst …

Seite einrichten

Hallo Herr Martin,

kann nach/beim «Layout neu anordnen» in der Vorlage Organigramm automatisch auf die eine Seite eingepasst werden?“

NEIN! Aber Sie finden diesen Befehl im Dialog „Seite einrichten“:

Organigramm

Hallo S.,
 
einige Gedanken zu Ihrer Organigramms-Vorlage:
 
Zuerst: ich bin nicht glücklich, was Microsoft Visio mit der Vorlage Organigramme gemacht hat – die Vorlagen sehen sehr US-amerikanisch aus; kaum ein europäisches Unternehmen würde SO seine Organigramme gestalten. Ich habe dieses Thema schon häufig in Schulungen mit den Teilnehmern aus Firmen diskutiert. Wir sind zu folgenden Ergebnissen gekommen:
 
* einige wenige verwenden eine der Vorlagen der Kategorie Organigramm.
* einige wenige verwenden „Shapetakulär“, löschen die Bilder, so dass man fast nur Rechtecke hat. Sie finden weitere Informationen in Kapitel 8 in meinem Visio-Buch, wo ich das beschreibe.
* einige Firmen erstellen auf Basis der Vorlage eine eigene Vorlage mit eigenen Shapes. Das geht! So kann man die Orga-Funktionalität bewahren, die eigentlich nicht schlecht ist. Ich habe es in meinem Blog beschrieben:
 
https://www.visio-training.de/eigene-organigrammsvorlage/
 
Dort (auf visio-training.de) finden Sie unter Blog: Der Visio-Guru / Vorlagen / Organigramm weitere Gedanken von mir zu diesem Thema.
* viele Firmen zeichnen auf Basis einer leeren oder einer selbst erstellten Vorlage ihr Organigramme. Das geht recht gut – hat den Vorteil, dass man die Restriktionen der Vorlage umgehen kann (beispielsweise darf ja ein MA nur einen Chef haben; was nicht immer realistisch ist)

Visio als Add-In

In Excel kann man Visio als Add-In verwenden.

Es werden einige Dummy-Daten geladen, die verändert und erweitert werden können. Daraus wird ein Diagramm erstellt.

Organigramm von unten nach oben

Ich wollte die „Stammesgeschichte der Menschheit“ in Visio zeichnen. Ich habe zuerst versucht die Vorlage „Organigramm“ zu verwenden – aber dort ist es nahezu möglich ein Organigramm von unten nach oben zu zeichnen. Also doch die Vorlage Flussdiagramm – damit funktioniert es wunderbar.

Eigene Organigrammsvorlage

Ich hätte es nicht geglaubt, aber es funktioniert:
Wenn Sie in Visio 2010 die Vorlage Organigramm öffnen, können Sie auf ihrer Basis eine neue Vorlage erstellen.
Ziehen Sie die Shapes für Chef und Mitarbeiter auf das Zeichenblatt, formatieren Sie sie und speichern Sie diese Shapes in einer neuen Schablone.
Achtung: Die Shapes müssen andere Namen tragen als die Shapes in der Orga-Schablone, beispielsweise xyPosition.
Achtung: Gut testen – möglicherweise müssen einige Einstellungen im Shapesheet mit GUARD fixiert werden, damit der Assistent sie nicht überschreibt.
20160904Orga01
Und: nun sehr erstaunlich: trägt man in eine Excel-Tabelle die Namen der neuen Mastershapes ein, greift der Assistent darauf zu und erzeugt ein Organigramm mit den neuen Shapes. Klasse!
20160904Orga02 20160904Orga03

Organigramm – schön ist das nicht!

Im letzten Visio-Kurs haben wir lange über die Designs und Vorlagen der Organigramme von Visio 2013 diskutiert. Wir waren alle der Meinung, dass die Shapes viel zu groß sind, dass man Bilder wahrscheinlich nicht benötigt und dass diese runden Formen einfach nur scheußlich sind.

Orga20151029_2

nicht gerade der Hit
nicht gerade der Hit

Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass das Layout „Shapetakulär“ am besten geeignet ist. Wenn man die die Bilder entfernt oder ausblendet, den Abstand verringert, das Design entfernt, ebenso die Effekte, die Schrift verkleinert – dann erhält man ein ansprechendes und brauchbares Ergebnis.

Orga20151029_3

so geht es.
so geht es.

Mehrere Vorlagen

Sehr geehrter Herr Martin, mit Interesse verfolge ich Ihre Ausführungen zu Visio im Internet.
Ich bin da auf eines Ihrer Bücher gestoßen „Visio 2010 Programmierung“ und frage mich, ob ich folgendes darin/bei Ihnen lernen kann; bzw. ob sich durch Programmierung Visio in folgenden Punkten anpassen lässt.

1.    Mischen von mehreren (Standard)-Vorlagen in EINER Visio Datei.
Hintergrund: Ich möchte die Funktionen (Ribbon-Registerkarte) aus der Organigrammerstellung, Brainstorm… in einer Datei benutzen können und die dazugehörigen Diagrammtypen.

Mehrere Vorlagen
Mehrere Vorlagen

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Sehr geehrter Herr W.,

zu Punkt 1 – das werden Sie auch per Programmierung nicht hinbekommen – das haben schon mehrmals in Schulungen versucht. In MS Visio (wie auch in einigen anderen Programmen) beruht eine Datei auf einer Vorlage (siehe Eigenschaften). Zwar könnte man ein dynamisches Ribbon erzeugen – das beim Wechseln auf ein anderes Zeichenblatt andere Symbole anzeigt, bzw. ausblendet – aber damit haben sie noch nicht die Funktionalität an die Symbole gehängt, was wohl auch nicht funktioniert, weil sie irgendwo gekapselt sind.

Hilft Ihnen das?

schöne Grüße

Rene Martin

Daten im Organigramm

Sehr geehrter Herr Dr. Martin.

Verbunden mit einem lieben Gruß aus Magdeburg wende ich mich, nach einigen Jahren Abstinenz, wieder an Sie.

Vielleicht können Sie mir in einem, für einen Kunden wichtigen Thema, evtl. bitte weiterhelfen?

Im heutigen Seminar konnten wir leider ein Thema in MS Visio 2013 nicht zufriedenstellend abschließen.

Gestatten Sie mir kurz eine Schilderung?

Thema:

Organigramme mit Visio 2010/2013 erstellen.

Der Kunde arbeitet mit der Version 2013-Professional.

Situation:

1.)    Der Kunde muss aufgrund der „Fehler im System“ von 2010/2013 ein eigenes Organigramm unter Zuhilfenahme einer abgespeckten MS Excel-Datei aufbauen.

Durch das mehrmalige Auftreten von Mitarbeitern/innen in verschiedenen Positionen, die aber von einer Person halt ausgefüllt werden, ist dies aber so nicht möglich.
Bei jedem Erstellen eines Organigramms aufgrund einer Excel-Grundlage gab es die Fehlermeldung bzgl. der „doppelten Datensätze“. – Das bedeutet leider,
dass ein Mitarbeiter/in keine Position in einem Organigramm doppelt befüllen kann. Dies scheint doch eher wirklichkeitsfremd und die Situation muss beim Kunden aber gelöst werden.

2.)    Zudem scheinen immer noch keine weiteren gleichberechtigten Führungsebenen darstellbar zu sein. Beim Kunden sind aber drei GF auf gleicher Ebene vorhanden und sollen nun dargestellt werden.

3.)    Der Kunde will nun ein eigene s, passendes Organigramm-Shape erstellen, was aber nicht gelungen ist.

Mein Ansatz:

1.)    Erstellung eines eigenen (freien) Organigramm-Shapes mit den gewünschten Platzhaltern und den zusätzlich benötigten Angaben im Kunden-Organigramm.

Das misslang, da sich in einem Organigramm-Shape in 2013 keine weiteren Textfelder verbinden bzw. aufnehmen lassen.
Im Modus der Bearbeitung gelang diese Aufnahme des Textfeldes, aber nach dem Ziehen auf das Zeichenblatt löste sich das Textfeld wieder aus dem Shape.
Zudem konnte auch kein Bild mehr im noch vorhandenen Platzhalter eingefügt/gewählt etc. werden.
In allen weiteren Versuchen, auch dem Versuch eine eigene Form zu einem Organigramm-Shape umzugestalten, misslangen.
An den dringend benötigten Bildplatzhalter kam ich dann gar nicht mehr heran.
Zudem kam immer die Meldung, dass ein Organigramm-Shape  nicht mit anderen Elementen verbunden werden kann.
An das Organigramm-Shape kamen wir auch nicht weiter heran, weil angeblich Schutz, Layer etc. das immer verhindern würden. Alles war aber deaktiviert.
Auch ein Gruppieren oder Aufheben von Gruppierungen war nicht möglich. = Negativ!

2.)    Aufbau einer neuen MS Excel-Tabelle mit den Spalten: Name, Position, Vorgesetzter, Master-Shape, Aufgabe 1 und Aufgabe 2 (Mitarbeiter-Daten).
Dann speicherte ich die Datei ab, habe aber beim Master-Shape nur einmal die möglichen Platzhalter (Position, Manager, Assistenz, Führung) vergeben.

Erstellung des Organigramms dann über den Assistenten im Menü von Datei + Neu + Organigramm-Vorlage.
So kam ich wenigstens an e i n e n brauchbaren Platzhalter mit Bild und den zusätzlich benötigten Textfeldern für jede Position heran, um nach und nach das Organigramm aufbauen zu können.
Der Nachteil ist: Die Excel-Datei kann nicht für das Unternehmen genutzt werden, da keine doppelten Werte bei den Mitarbeitern vorkommen dürfen.
Wechseln Mitarbeiter, muss immer ein neuer Platzhalter designt werden, und die Excel-Datei darf nicht mehr „aufgerufen“ werden. = Auch ein bissl Negativ!
Zudem auch ein umständlicher Aufbau des gesamten Organigramms.

Ziel:

1.)    Der Kunde will ein passendes Shape (Bild + vier Textfelder/Platzhalter) designen, das er ohne großen Aufwand immer wieder verwenden kann.
Besteht die Möglichkeit, doch die Gruppierung/Schutz eines Organigramm-Shapes aufzuheben, es komplett nach eigenen Wünschen zu gestalten?
Oder lassen die internen Verknüpfungen (Excel, Access oder andere Datenbanken) es gar nicht zu, andere „freie“ Felder aufzunehmen. Das wäre an sich ja logisch, da die Organigramme aus Datenfeldern
Ihre Inhalte beziehen oder auch dorthin exportieren können.
Gibt es dennoch eine passenden Lösung?

2.)    Der Kunde würde gern eine Excel-Tabelle als Grundlage nutzen.
Aber wie lassen sich die doppelten Einträge umgehen? Der Mitarbeiter hat eben an und ab eine, oder zwei und mehr Positionen (in einem anderen Strang/Abteilung) zu besetzen.
Ist es dann gar nicht mehr möglich? – Oder muss bei einem doppelten Datensatz immer ab dem zweiten Eintrag ein Zusatz/Synonym verwendet werden? – Das wäre sehr umständlich.

3.)    Kann Visio inzwischen doch zwei oder mehr Führungsebenen nebeneinander anzeigen, oder ist es immer noch ein Problem, so wie im PowerPoint, einen zweiten und mehr GF´s anzeigen zu lassen?

Vielleicht haben Sie, Herr Martin, hier Erfahrungen, oder können den Sachverhalt auch für Ihre Schulungen/weiteren Diskussionen aufnehmen?

Über eine erste Idee, oder wenigstens eine hilfreiche Aussage Ihrerseits, würde ich mich sehr freuen.

Viel Erfolg für das neue 2013er-Buch ist gewünscht und Dank von mir an Sie.

Sehr geehrter Herr E.,

Ich kann Ihre Kritik bestätigen. Zum einen ärgere ich darüber dass MS in der Version 2013 die Orga-Shapes so „verquietscht“ hat – wohl kein Europäer stellt so seine Orgastruktur dar.

Die Tatsache – ein Mitarbeiter darf nicht für zwei Chefs arbeiten ist realitätsfremd – ich weiß. MS geht von einer streng hierarchischen Orgastruktur aus. Ist natürlich leichter zu programmieren. Von rein zeichnerischen Aspekt kann man „schummeln“.

Drei Geschäftsführer einer Firma habe ich mal gelöst, indem ich einen „Superchef“ darüber gesetzt habe – den Firmenname. Dann klappt es.

Sie sind nicht der erste, der gerne die Orga-Shapes anpassen möchte. Das ist leider m.W. nicht möglich. Ich habe auch schon versucht den Assistenten aufzubrechen – geht wohl nicht. Das heißt:

– entweder das nehmen, was Visio zur Verfügung stellt

– mit eigenen Shapes alles per Hand zeichnen

– einen solchen Assistenten nachprogrammieren (habe ich mal für eine Firma gemacht – irre aufwendig, weil sehr viel Rechenaufwand bezüglich der Positionierung!

Übrigens: weitere Felder können Sie definieren. Sowohl in den Excel-Daten werden sie nach Visio übernommen; als auch eine Definition in Visio kann auf den Shapes angezeigt werden (bsp: Stundenzahl – den Fall hatte ich mal)

Organigramm mit Daten
Organigramm mit Daten

schöne Grüße

Rene Martin