Eigene Organigrammsvorlage

Ich hätte es nicht geglaubt, aber es funktioniert:
Wenn Sie in Visio 2010 die Vorlage Organigramm öffnen, können Sie auf ihrer Basis eine neue Vorlage erstellen.
Ziehen Sie die Shapes für Chef und Mitarbeiter auf das Zeichenblatt, formatieren Sie sie und speichern Sie diese Shapes in einer neuen Schablone.
Achtung: Die Shapes müssen andere Namen tragen als die Shapes in der Orga-Schablone, beispielsweise xyPosition.
Achtung: Gut testen – möglicherweise müssen einige Einstellungen im Shapesheet mit GUARD fixiert werden, damit der Assistent sie nicht überschreibt.
20160904Orga01
Und: nun sehr erstaunlich: trägt man in eine Excel-Tabelle die Namen der neuen Mastershapes ein, greift der Assistent darauf zu und erzeugt ein Organigramm mit den neuen Shapes. Klasse!
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Organigramm – schön ist das nicht!

Im letzten Visio-Kurs haben wir lange über die Designs und Vorlagen der Organigramme von Visio 2013 diskutiert. Wir waren alle der Meinung, dass die Shapes viel zu groß sind, dass man Bilder wahrscheinlich nicht benötigt und dass diese runden Formen einfach nur scheußlich sind.

Orga20151029_2

nicht gerade der Hit
nicht gerade der Hit

Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass das Layout „Shapetakulär“ am besten geeignet ist. Wenn man die die Bilder entfernt oder ausblendet, den Abstand verringert, das Design entfernt, ebenso die Effekte, die Schrift verkleinert – dann erhält man ein ansprechendes und brauchbares Ergebnis.

Orga20151029_3

so geht es.
so geht es.

Mehrere Vorlagen

Sehr geehrter Herr Martin, mit Interesse verfolge ich Ihre Ausführungen zu Visio im Internet.
Ich bin da auf eines Ihrer Bücher gestoßen „Visio 2010 Programmierung“ und frage mich, ob ich folgendes darin/bei Ihnen lernen kann; bzw. ob sich durch Programmierung Visio in folgenden Punkten anpassen lässt.

1.    Mischen von mehreren (Standard)-Vorlagen in EINER Visio Datei.
Hintergrund: Ich möchte die Funktionen (Ribbon-Registerkarte) aus der Organigrammerstellung, Brainstorm… in einer Datei benutzen können und die dazugehörigen Diagrammtypen.

Mehrere Vorlagen
Mehrere Vorlagen

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Sehr geehrter Herr W.,

zu Punkt 1 – das werden Sie auch per Programmierung nicht hinbekommen – das haben schon mehrmals in Schulungen versucht. In MS Visio (wie auch in einigen anderen Programmen) beruht eine Datei auf einer Vorlage (siehe Eigenschaften). Zwar könnte man ein dynamisches Ribbon erzeugen – das beim Wechseln auf ein anderes Zeichenblatt andere Symbole anzeigt, bzw. ausblendet – aber damit haben sie noch nicht die Funktionalität an die Symbole gehängt, was wohl auch nicht funktioniert, weil sie irgendwo gekapselt sind.

Hilft Ihnen das?

schöne Grüße

Rene Martin

Daten im Organigramm

Sehr geehrter Herr Dr. Martin.

Verbunden mit einem lieben Gruß aus Magdeburg wende ich mich, nach einigen Jahren Abstinenz, wieder an Sie.

Vielleicht können Sie mir in einem, für einen Kunden wichtigen Thema, evtl. bitte weiterhelfen?

Im heutigen Seminar konnten wir leider ein Thema in MS Visio 2013 nicht zufriedenstellend abschließen.

Gestatten Sie mir kurz eine Schilderung?

Thema:

Organigramme mit Visio 2010/2013 erstellen.

Der Kunde arbeitet mit der Version 2013-Professional.

Situation:

1.)    Der Kunde muss aufgrund der „Fehler im System“ von 2010/2013 ein eigenes Organigramm unter Zuhilfenahme einer abgespeckten MS Excel-Datei aufbauen.

Durch das mehrmalige Auftreten von Mitarbeitern/innen in verschiedenen Positionen, die aber von einer Person halt ausgefüllt werden, ist dies aber so nicht möglich.
Bei jedem Erstellen eines Organigramms aufgrund einer Excel-Grundlage gab es die Fehlermeldung bzgl. der „doppelten Datensätze“. – Das bedeutet leider,
dass ein Mitarbeiter/in keine Position in einem Organigramm doppelt befüllen kann. Dies scheint doch eher wirklichkeitsfremd und die Situation muss beim Kunden aber gelöst werden.

2.)    Zudem scheinen immer noch keine weiteren gleichberechtigten Führungsebenen darstellbar zu sein. Beim Kunden sind aber drei GF auf gleicher Ebene vorhanden und sollen nun dargestellt werden.

3.)    Der Kunde will nun ein eigene s, passendes Organigramm-Shape erstellen, was aber nicht gelungen ist.

Mein Ansatz:

1.)    Erstellung eines eigenen (freien) Organigramm-Shapes mit den gewünschten Platzhaltern und den zusätzlich benötigten Angaben im Kunden-Organigramm.

Das misslang, da sich in einem Organigramm-Shape in 2013 keine weiteren Textfelder verbinden bzw. aufnehmen lassen.
Im Modus der Bearbeitung gelang diese Aufnahme des Textfeldes, aber nach dem Ziehen auf das Zeichenblatt löste sich das Textfeld wieder aus dem Shape.
Zudem konnte auch kein Bild mehr im noch vorhandenen Platzhalter eingefügt/gewählt etc. werden.
In allen weiteren Versuchen, auch dem Versuch eine eigene Form zu einem Organigramm-Shape umzugestalten, misslangen.
An den dringend benötigten Bildplatzhalter kam ich dann gar nicht mehr heran.
Zudem kam immer die Meldung, dass ein Organigramm-Shape  nicht mit anderen Elementen verbunden werden kann.
An das Organigramm-Shape kamen wir auch nicht weiter heran, weil angeblich Schutz, Layer etc. das immer verhindern würden. Alles war aber deaktiviert.
Auch ein Gruppieren oder Aufheben von Gruppierungen war nicht möglich. = Negativ!

2.)    Aufbau einer neuen MS Excel-Tabelle mit den Spalten: Name, Position, Vorgesetzter, Master-Shape, Aufgabe 1 und Aufgabe 2 (Mitarbeiter-Daten).
Dann speicherte ich die Datei ab, habe aber beim Master-Shape nur einmal die möglichen Platzhalter (Position, Manager, Assistenz, Führung) vergeben.

Erstellung des Organigramms dann über den Assistenten im Menü von Datei + Neu + Organigramm-Vorlage.
So kam ich wenigstens an e i n e n brauchbaren Platzhalter mit Bild und den zusätzlich benötigten Textfeldern für jede Position heran, um nach und nach das Organigramm aufbauen zu können.
Der Nachteil ist: Die Excel-Datei kann nicht für das Unternehmen genutzt werden, da keine doppelten Werte bei den Mitarbeitern vorkommen dürfen.
Wechseln Mitarbeiter, muss immer ein neuer Platzhalter designt werden, und die Excel-Datei darf nicht mehr „aufgerufen“ werden. = Auch ein bissl Negativ!
Zudem auch ein umständlicher Aufbau des gesamten Organigramms.

Ziel:

1.)    Der Kunde will ein passendes Shape (Bild + vier Textfelder/Platzhalter) designen, das er ohne großen Aufwand immer wieder verwenden kann.
Besteht die Möglichkeit, doch die Gruppierung/Schutz eines Organigramm-Shapes aufzuheben, es komplett nach eigenen Wünschen zu gestalten?
Oder lassen die internen Verknüpfungen (Excel, Access oder andere Datenbanken) es gar nicht zu, andere „freie“ Felder aufzunehmen. Das wäre an sich ja logisch, da die Organigramme aus Datenfeldern
Ihre Inhalte beziehen oder auch dorthin exportieren können.
Gibt es dennoch eine passenden Lösung?

2.)    Der Kunde würde gern eine Excel-Tabelle als Grundlage nutzen.
Aber wie lassen sich die doppelten Einträge umgehen? Der Mitarbeiter hat eben an und ab eine, oder zwei und mehr Positionen (in einem anderen Strang/Abteilung) zu besetzen.
Ist es dann gar nicht mehr möglich? – Oder muss bei einem doppelten Datensatz immer ab dem zweiten Eintrag ein Zusatz/Synonym verwendet werden? – Das wäre sehr umständlich.

3.)    Kann Visio inzwischen doch zwei oder mehr Führungsebenen nebeneinander anzeigen, oder ist es immer noch ein Problem, so wie im PowerPoint, einen zweiten und mehr GF´s anzeigen zu lassen?

Vielleicht haben Sie, Herr Martin, hier Erfahrungen, oder können den Sachverhalt auch für Ihre Schulungen/weiteren Diskussionen aufnehmen?

Über eine erste Idee, oder wenigstens eine hilfreiche Aussage Ihrerseits, würde ich mich sehr freuen.

Viel Erfolg für das neue 2013er-Buch ist gewünscht und Dank von mir an Sie.

Sehr geehrter Herr E.,

Ich kann Ihre Kritik bestätigen. Zum einen ärgere ich darüber dass MS in der Version 2013 die Orga-Shapes so „verquietscht“ hat – wohl kein Europäer stellt so seine Orgastruktur dar.

Die Tatsache – ein Mitarbeiter darf nicht für zwei Chefs arbeiten ist realitätsfremd – ich weiß. MS geht von einer streng hierarchischen Orgastruktur aus. Ist natürlich leichter zu programmieren. Von rein zeichnerischen Aspekt kann man „schummeln“.

Drei Geschäftsführer einer Firma habe ich mal gelöst, indem ich einen „Superchef“ darüber gesetzt habe – den Firmenname. Dann klappt es.

Sie sind nicht der erste, der gerne die Orga-Shapes anpassen möchte. Das ist leider m.W. nicht möglich. Ich habe auch schon versucht den Assistenten aufzubrechen – geht wohl nicht. Das heißt:

– entweder das nehmen, was Visio zur Verfügung stellt

– mit eigenen Shapes alles per Hand zeichnen

– einen solchen Assistenten nachprogrammieren (habe ich mal für eine Firma gemacht – irre aufwendig, weil sehr viel Rechenaufwand bezüglich der Positionierung!

Übrigens: weitere Felder können Sie definieren. Sowohl in den Excel-Daten werden sie nach Visio übernommen; als auch eine Definition in Visio kann auf den Shapes angezeigt werden (bsp: Stundenzahl – den Fall hatte ich mal)

Organigramm mit Daten
Organigramm mit Daten

schöne Grüße

Rene Martin

Organigramm

Heute haben wir in der Visio-Schulung besprochen, dass in der Vorlage „Organigramm“ ein Mitarbeiter nur einen Vorgesetzten haben darf. Wir er mit zwei Chefs verbunden, wird eine Verbinderlinie gelöscht. Ein Teilnehmer schlug vor, statt eines Verbinders das Shape „Universeller Verbinder“ aus der Schablone „Verbinder“ zu verwenden – so bleibt die erste Linie bestehen. Eine gute Idee – leider wird beim Export nur eine Chef-Mitarbeiter-Beziehung aufgelistet …

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Organigramm

Eine Teilnehmerin fragte gestern in der Visio-Schulung, ob man in einem Organigramm in Visio 2010 die Bilder oben anzeigen lassen kann. Die Antworten: In Visio 2013 geht das – dort gibt es andere Organigamm-Schapes. In Visio 2010 müsste man sich seine Shapes dafür selbst bauen. Also: leider nein.

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Organigramm

Heute kam die Frage in der Visio-Schulung, ob man bei einem Organigramm den Assistenten „Layout neu anordnen“ nur teilweise ausführen kann. „Nein“, lautete meine Antwort. Wenn Sie per Hand Organigrammshapes verschieben, dann wird deren Position vom Assistenten neu berechnet. Entweder – Oder. Aber immerhin: die Funktion Ausrichten und Verteilen funktioniert – damit ist schnell wieder eine gewünschte Ordnung hergestellt.

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Shapes verknüpfen

Hallo Herr Martin,
ich bin über Google auf Ihre Facebookpräsenz aufmerksam geworden und begeistert von den Möglichkeiten die Visio bietet, wo ich nichtmals dran gedacht habe.
Vielleicht können Sie mir eine Frage beantworten, an der ich schon länger probiere und versuche, jedoch zu keinem Ergebnis komme. Ich habe mehrere Visio Orgcharts in verschiedenen Zeichenblättern angelegt. Mit Hyperlinks kann man auch recht komfortabel zwischen diesen hin und her springen, jedoch war meine Idee ein „Big-Picture“ zu erstellen. D.h. alle Orgcharts in ein Zeichenblatt schreiben und durch einen Doppelklick auf bestimmte Shapes quasi tiefer in die Hierarchie einsteigen. Haben Sie hierfür eine Lösung parat? Mir würde es schon helfen einzelne Shapes per Doppelklick dahingehend zu erweitern, so dass ich dort mehr Informationen hinterlegen kann, da ich den Info „Mouseover“ aufgrund der fehlenden Formatierungsfunktion nicht verwenden kann.
Ich wäre Ihnen für einen Tip sehr dankbar und würde mich über eine Antwort freuen!
Vielen Dank.
Besten Gruß,
A.
Hallo A.,
wenn Sie Visio 2007 oder 2010 haben, dann können Sie die Registerkarte „Entwicklertools“ einschalten (bspw.: Datei/Optionen/Menüband anpassen). Dort befindet sich das Symbol „Verhalten“ (Gruppe: Shape-Design). Darüber kann das Doppelklickverhalten festgelegt werden – bspw: gehe zu anderem Zeichenblatt. Leider werden die Zeichenblätter – anders als beim Assistenten „synchronisierte Kopie erstellen“ nicht synchronisiert. Muss man leider „per Hand“ – also zwei Mal – erledigen.
Nö: MouseOver ist nur sinnvoll, wenn Sie Infos in das Symbol QuickInfo (Reg. Einfügen; Gruppe: Text) eintragen. Diese Infos können nicht strukturiert werden.
Hängen Sie doch einfach mehr Daten an die Shapes (rechte Maustaste / Daten/Shape-Daten definieren). Das geänderte Shape kann als MasterShape in einer Schablone gespeichert werden; oder man kann diese Datenfelder mit dem Assistenten „Shape-Datensätze“ (befindet sich im Konextmenü des Fensters „Shape-Daten“) auf die anderen Shapes übertragen.
Hilft das?
schöne Grüße
Rene Martin

organigramm04

Excel und Organigramme

Hallo Herr Martin,
entschuldigen Sie bitte, dass ich mich an Sie wende aber wir brauchen dringend Ihre Hilfe als Fachmann:
Sie hatten bei uns im Februar 2013 einen Inhouse-Visio-Kurs gehalten, der für uns sehr informativ und lehrreich war. Leider hatten wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Visio 2010, dies ist erst jetzt der Fall.
Wir wollten nun in der neuen Version eine Excelliste mit Visio verknüpfen, aber obwohl wir alles wie im Handbuch gemacht haben, werden Änderungen, die wir in der Tabelle vornehmen nicht ins Organigramm übernommen. In der Version 2003 musste man nur entsprechend exportieren und es hat geklappt.
Können Sie uns hier ausnahmsweise weiterhelfen ?? Wir haben leider im Hause keinen Ansprechpartner für Softwarefragen.
Mit freundlichen Grüßen
ME.
Hallo Frau E.,
Sie brauchen Sie doch nicht zu entschuldigen – ich habe das doch angeboten – ich helfe gerne.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiterdaten in eine Excelliste eingetragen haben und die dann mit dem Organigrammsassistenten über Registerkarte Organigramm / Importieren … eingefügt haben, haben Sie keine Verknüpfung zwischen der Visio-Zeichnung und der Excel-Liste. Damit Änderungen in Visio angezeigt werden, müssen Sie den Assistenten erneut bemühen.
Haben Sie Visio Professional? (ich weiß es nicht mehr). Sie erkennen es daran, dass Sie eine Registerkarte „Daten“ haben (in Visio Standard fehlt diese Registerkarte). Wenn ja, dann, dann können Sie darüber eine Exceldatei an ihre Zeichnung binden, können Datensatz mit Mitarbeitershape verknüpfen. Änderungen in der Exceldatei werden per Kontextmenü Aktualisieren sofort übernommen.
Hilft Ihnen das? Wenn nicht – dann schreiben Sie einfach wieder
schöne Grüße
Rene Martin

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Organigramm und Linien

Hallo Herr Martin,
ich habe eine Userin mit einem etwas seltsamen Problem in Visio. Die Userin hat ein Dokument erstellt. Dabei hat Sie das Problem das die „Verbinderlinien“ (die oberste Horizontale Linie und die vertikale Linie ganz links) nicht auf dem Gitternetz aufliegen und bei diesen Linien auch der „anziehungs-effekt“ auf diesen Linien versagt. Sie hat auch nach neuerstellen der „Verbinderlinie“ keine Chance auf die Linie zu kommen.
Wenn ich das Dokument bearbeite und die „Verbinderlinie“ erst auf eine andere Position ziehe und wieder zurück, passt es. Ich habe dann einige Einstellungen verglichen, jedoch ohne nennenswerten Erfolg.
Vielleicht haben Sie ja eine Idee oder einen Rat und können mir helfen.
Viele Grüße / Best Regards
OE.
Hallo Herr E.,
ich glaube, die Userin verwechselt da etwas:
1. Ich vermute, dass sie mit Visio 2010 arbeitet
2. Ich sehe, dass sie die Vorlage „Organigramm“ verwendet hat.
1. In der Registerkarte „Organigramm“ befindet sich ein Symbol „Layout neu anordnen“. Damit kann das „Layout neu angeordnet werden“ – tut gute Dienste.
Man kann nicht Verbinderlinien auf Gitternetzlinien „kleben“. Da die Linie weder Anfang oder Ende noch eine der vier Kanten ist, rasten sie nicht auf dem Gitter ein.
Lösung:
2. Verwenden Sie Hilfslinien! Dann kann ich die Verbindungslinie auf die Hilfslinie ziehen.
Die Hilfslinien (Führungslinien) rasten am Gitter ein, die Verbindungslinien rasten an den Hilfslinien ein.
3. Ändern Sie den Zoom! Dieser Tipp ist obsolet, da die Vorlage „Organigramm“ mit einem festen Gitterabstand von 3 mm eingestellt ist (Ansicht / Anzeigen / Lineale und Gitter). Normalerweise steht das Gitter (Standard, Fein, Grob) in Abhängigkeiten zum Zoom. Das funktioniert hier also nicht.
Fragen? Gerne!
schöne Grüße
Rene Martin

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